สูตรสำเร็จSutSamret
เข้าสู่ระบบ

ใบขอซื้อ (PR) กับใบสั่งซื้อ (PO) ต่างกันยังไง? ขั้นตอนจัดซื้อที่บริษัทเล็กควรมี

29 ตุลาคม 2569 · อ่าน 3 นาที

ตอนบริษัทยังเล็ก ใครอยากได้อะไรก็บอกเจ้าของแล้วซื้อเลย แต่พอมีหลายแผนก เริ่มเกิดปัญหา: ซื้อซ้ำ ซื้อเกินงบ ไม่รู้ว่าใครอนุมัติ หรือของที่ขอไปเงียบหาย การแยก ใบขอซื้อ (PR) กับ ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นขั้นแรกที่ช่วยให้การซื้อเป็นระบบขึ้น

PR กับ PO ต่างกันยังไง

ใบขอซื้อ (PR) ใบสั่งซื้อ (PO)
ชื่อเต็ม Purchase Requisition Purchase Order
ใครเขียน แผนกที่อยากได้ของ ฝ่ายจัดซื้อ
ส่งให้ใคร ผู้มีอำนาจอนุมัติ ภายในบริษัท ผู้ขาย ภายนอก
ราคา ราคาประมาณ ราคาที่ตกลงกับผู้ขายแล้ว
หน้าที่ ขออนุญาตซื้อ ยืนยันการสั่งซื้อ ใช้อ้างอิงตอนรับของและจ่ายเงิน

สรุปง่าย ๆ: PR = ขอ ส่วน PO = สั่ง ต้องมี PR ที่อนุมัติแล้วก่อน จึงออก PO ได้

ขั้นตอนจัดซื้อ 5 ขั้น

  1. แผนกเขียน PR ระบุของที่ต้องการ จำนวน ราคาประมาณ วันที่ต้องใช้ และเหตุผล
  2. ผู้มีอำนาจอนุมัติ ตามวงเงินที่บริษัทกำหนด
  3. ฝ่ายจัดซื้อหาผู้ขาย เทียบราคา แล้วออก PO ส่งให้ผู้ขาย
  4. รับของ ตรวจจำนวนและคุณภาพเทียบกับ PO
  5. จ่ายเงิน เมื่อมีใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีที่ตรงกับ PO และใบรับของ

กำหนดผู้อนุมัติตามวงเงิน

ไม่จำเป็นต้องให้เจ้าของอนุมัติทุกใบ ให้แบ่งตามยอดเงิน เช่น

ยอดรวม (รวม VAT) ผู้อนุมัติ
ไม่เกิน 5,000 บาท หัวหน้าแผนก
ไม่เกิน 50,000 บาท ผู้จัดการฝ่าย
ไม่เกิน 200,000 บาท ผู้อำนวยการ
เกิน 200,000 บาท กรรมการผู้จัดการ

วงเงินในตารางเป็นตัวอย่าง ให้ตั้งตามขนาดและความเสี่ยงของบริษัท สิ่งสำคัญคือเขียนไว้ให้ทุกคนรู้ และใช้ยอดรวม VAT เป็นเกณฑ์เดียวกันทุกใบ

ติดตามสถานะให้ PR ไม่หาย

ปัญหาที่เจอบ่อยคือ PR ส่งไปแล้วไม่มีใครรู้ว่าถึงขั้นไหน ควรมีทะเบียน PR ที่บอกสถานะทุกใบ:

  • รออนุมัติ และรอมาแล้วกี่วัน
  • รออนุมัติจนเลยวันที่ต้องใช้ ต้องเร่งตาม
  • อนุมัติแล้ว รอออก PO ฝ่ายจัดซื้อต้องรับไปทำต่อ
  • ออก PO แล้ว ใส่เลขที่ PO ไว้อ้างอิง
  • ไม่อนุมัติ / ยกเลิก เก็บไว้เป็นประวัติ ไม่ต้องลบ

เริ่มได้เลยด้วย Excel

ใช้คู่กัน 2 ไฟล์ก็ครบตั้งแต่ขอซื้อจนรับของ

บทความอื่น